18 Mar

4 claves para implementar el trabajo remoto de manera efectiva

La oficina como entorno de trabajo es un dogma. Aún en el Chile del 2020, oficina y empresa son prácticamente sinónimos, al punto de que se asume que las tareas de un trabajador deben ser desempeñadas exclusivamente en el célebre «templo del trabajo». Al punto de que clientes y prospectos en algún momento harán la pregunta inevitable: “¿Dónde está su oficina?”

El Estallido Social de octubre de 2019 y la pandemia del Covid-19 obligaron a las empresas a cuestionar el dogma y muchas compañías se han abierto al teletrabajo. Y dada la situación de emergencia, muchas veces lo han hecho con más ganas que organización. 

El trabajo remoto o teletrabajo es mucho más que enviar a los colaboradores a desempeñar sus labores al living de la casa. Eso es más parecido a establecer una supervivencia operacional, algo muy distinto de implementar el teletrabajo propiamente tal. Como empresa, requiere tener resueltos una serie de elementos que permiten el funcionamiento adecuado.  

Esto es lo que hemos aprendido en más de 10 años de experiencia trabajando en una modalidad mixta presencial-remota y que queremos compartir con ustedes. Obviamente, estas recomendaciones no necesariamente aplican a todos los sectores productivos o a todas las dimensiones de una empresa, pero sí a aquellos ámbitos administrativos. Como resumen: La clave es eliminar la oficino-dependencia. 

 

1) Continuidad Operacional:

Una apuesta decidida por el teletrabajo obliga a tener conciencia e ir eliminando paulatinamente todas aquellas cosas que anclan la operación a una oficina o dependencia.

Privilegiar notebooks sobre computadores estacionarios, mantener respaldo automatizado periódico de la información crítica de la empresa en la nube, evitar la implementación de datacenters en la oficina, eliminar restricciones de acceso a la red por dispositivos físicos (adiós MAC address, bienvenida VPN) y utilizar servicios cloud para correo electrónico, videoconferencias y compartir documentos (hay muchos, baratos o gratuitos).

El principio que debe primar es: “Si entran a robar a la oficina y se llevan todo lo que hay, la empresa pueda seguir atendiendo a sus clientes desde el café de la esquina o desde el hogar”.

 

2) Actividad Comercial:

Si bien la actividad productiva puede seguir desempeñándose de manera normal, con los equipos trabajando a distancia, ninguna empresa funciona sin ventas. Hay algunas para las cuales no vender durante un período es la diferencia entre mantenerse en pie o quebrar.

Probablemente, el mayor desafío del trabajo remoto esté precisamente en la venta a distancia, particularmente en países y ciudades donde la cultura de negocios está inevitablemente asociada al relacionamiento personal, a hablar de negocios en un almuerzo o tomando un café.

En tiempos de distanciamiento social voluntario u obligado, nuestra experiencia indica que las reuniones presenciales pueden ser reemplazadas por videoconferencias que permitan mantener el relacionamiento con los clientes actuales. El mismo mecanismo puede ser usado para presentar credenciales y hacer demostraciones a prospectos de clientes.

 

3) Administración:

Otro desafío importante tiene que ver con la administración financiera, contable y de recursos humanos de la compañía. Aquí aplican algunos principios que ya hemos revisado con anterioridad:

  • Privilegiar el uso de herramientas ERP, sistemas de facturación y otros que se presten como servicios en la nube. Evitar, por ende, tener ese tipo de sistemas en un computador/servidor fijo en la oficina.
  • Realizar reuniones periódicas para seguimiento del flujo de caja.
  • Avanzar decididamente en el pago a través de mecanismos electrónicos como las transferencias de dinero (si, aún hay empresas pagando con cheque…)

 

4) Gestión de los Equipos:

Con equipos trabajando a distancia, es muy importante realizar un control periódico del desempeño de las tareas. Digámoslo directamente… No todas las personas se acostumbran a trabajar en casa o en cafés, por lo que tener hitos de seguimiento y cumplimiento, con compromisos y/o entregables claros, obliga a que los colaboradores organicen su tiempo y encuentren la manera de realizar sus tareas.

El seguimiento puede efectuarse a través de reuniones periódicas vía video-conferencia, sistemas de requerimientos vía tickets, sistemas de seguimiento de proyectos, llamados telefónicos. Lo relevante es conocer el estado de situación de cada uno de los equipos para ir tomando decisiones y realizando ajustes.

Otros elementos importantes que los colaboradores deben considerar:

  • El Teletrabajo requiere tener un ambiente propicio para desarrollar las mismas funciones que efectuamos en una oficina. La familia debe tener claro de que el papá/mamá están en casa, pero están trabajando, por lo que se requiere de un ambiente libre de ruidos molestos y de distracciones.
  • El Teletrabajo requiere de un inicio/término de la jornada, ya que al evitar el traslado del colaborador de ida y vuelta a una oficina, se hace difusa la barrera del comienzo y el final del día. Esto puede significar que se generen desajustes entre los colaboradores y empiecen sus labores muy tarde o permanezcan trabajando hasta más tarde de lo normal.

 

Finalmente:

  • La incertidumbre y adecuarse a nuevos formatos de trabajo no tradicionales exigen un esfuerzo invisible adicional a los profesionales. Por ello es importante prestar muchísima atención al stress generado por los nuevos formatos de comunicación (que sabemos no es fluida), al sobretrabajo (sabemos que se trabaja más de casa que de la oficina), de los descansos y evitar el burnout. De hablar frecuentemente con las personas para saber como están y no que están haciendo (a algunos se pueden sentir pasados a llevar estando en sus hogares). 
  • El teletrabajo es un proceso natural en grandes organizaciones y países del primer mundo con ya más de 10 años. Hablar hoy de implementarlo como una gran innovación es solo dejar en evidencia la falta de experiencia y estar un buen par de años atrasados en materia de continuidad operativa.
  • De ser posible, consulten con un sicólogo por el apoyo emocional respecto de los impactos que implica el teletrabajo. No todos están preparados de igual manera y por supuesto estos procesos además involucran a familias completas (pareja, hijos, mascotas) que requieren adaptar un trabajo en el medio de la casa.

 

Créditos de Fotografía: Roberto Nickson

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